JAKARTA – Kementerian PAN dan RB akan menerapkan SMS center, sebagai salah satu media yang praktis, cepat dan menghemat kertas dalam menyebarkan undangan rapat. Selain itu, undangan juga dilakukan secara elektronik (e-invitation), melalui email masing-masing pegawai maupun pejabat.
Wakil Menteri PAN-RB Eko Prasojo mengatakan, selama ini undangan rapat selalu menggunakan kertas, dan harus diantar ke masing-masing pejabat. Selain boros kertas, juga kurang menghemat tenaga, kurang cepat dan tidak praktis. Namun undangan resminya tetap dibuat, untuk kepentingan audit. “Budaya mengundang lewat SMS center sebaiknya dilanjutkan. Selain praktis, juga menghemat kertas,” tambahnya.
Sebagai gambaran, setiap bulan Kementerian PAN – RB ini menghabiskan 120 rim kertas untuk cetak undangan. Kalau satu rim harganya Rp 40 ribu, berarti senilai Rp 4,8 juta. Undangan itu harus di-copy, rata-rata 20 kali. Belum lagi diitambah dengan tinta, boleh jadi nilainya akan mencapai Rp 100 juta. Kalau hal itu dilakukan, maka dalam setahun bisa dihemat Rp 1,2 miliar.
Lebih lanjut dikatakan, langkah itu hanya sebagian kecil dari berbagai inovasi yang diterapkan di Kementerian PAN-RB. Hal lain yang cukup menonjol adalah dalam penilaian prestasi kerja pegawai. Nantinya setiap pegawai harus memiliki buku catatan penilaian (log book) dalam file komputer masing-masing. Data tersebut merupakan suatu laporan yang dapat dimonitor oleh atasan masing-masing.
Diakui bahwa sistem penilaian prestasi kerja ini sangat ideal, sementara masih banyak pegawai yang ditempatkan dalam jabatan yang tidak sesuai dengan pekerjaan sehari-hari. Kondisi itu berpengaruh terhadap aspek-aspek penilaian, karena banyak ketidaksesuaiannya. Hal itu terjadi karena banyak tugas mendadak yang tidak masuk dalam kontrak kinerja, sehingga perlu diakomodasi dalam form penilaian. “Kita juga akan menggunakan talents mapping dan assessment dari para pegawai, yang sebagian sudah dilakukan,” ujarnya.
Penilaian kerja pegawai ini, ditargetkan sudah bisa diterapkan tahun 2013 ini, dan akan diturunkan ke tingkat individu. Dalam waktu dekat akan dilakukan uji coba di lingkungan Kementerian PAN-RB. Dalam penilaian ini dimungkinkan penilaian 180 derajat, tetapi tidak menutup kemungkinan malah 360 derajat, supaya bawahan juga bisa menilai atasannya.
Selain masalah penilaian prestasi kerja pegawai, Kementerian PAN-RB juga segera menerapkan e-complaint dan whistle blower sistem. Semua langkah reformasi birokrasi itu dibahas dalam setiap rapat Tim Reformasi Birokrasi Internal (RBI), yang selanjutnya disosialisasikan dalam even-even seperti reform corner.
Kegiatan rapat ini dilaksanakan setiap dua minggu sekali, mulai jam 07.00 – jam 09.00. Kalau ada peserta yang terlambat, dia akan dikenakan sanksi, misalnya denda Rp 25 ribu. Hal itu merupakan kesepakatan Tim RBI. (ags/HUMAS MENPAN-RB)
