Untuk mempermudah pelayanan KTP, Pemkab Kudus menjadikan Desa/Kelurahan sebagai basis pelayanan, sehingga lebih dekat dengan tempat tinggal masyarakat. Sejak taun 2008, 129 Desa dan 9 Kelurahan mampu memberikan pelayanan cepat. Prosesnya hanya 4 – 5 menit, mudah, dan gratis, sehingga meminimalisir terjadinya KTP ganda. Kesadaran masyarakat untuk memiliki KTP semakin tinggi, tahun 2010, penduduk yang memiliki KTP mencapai 99 persen.
Ketika Kementerian Dalam Negeri mewajibkan perubahan pembuatan KTP elektronik, Kudus juga lebih siap dan mencapai 91,53% dan siap melaksanakan terus e-KTP dengan hanay membeli peralatan untuk setiap Desa/Kelurahan.
Inovasi dalam pelayanan KTP di Desa/Kelurahan ini sanbat mungkin diterapkan di daerah lain, termasuk kabupaten yang memiliki wilayah sangat luas. Kuncinya, komitmen kuat pimpinan dan aparat dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, dan keberanian untuk melakukan perubahan.
A. Gambaran Umum
Salah satu fungsi pelayanan publlk mendasar bagi masyarakat adalah fasllltas perolehan hak slpil mereka yaitu KTP (kartu tanda penduduk). Undang-undang No.23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan mengatur proses pelayanan K1P dllakukan dltlngkat kecamatan. Namun bagi wilayah pemerlntah daerah dllndonesla yang mempunyai wilayah administratif sangat luas sepertl halnya kabupaten, hal ini menimbulkan kendala tersedlri. Banyak masyarakat yang terkendala untuk mengurus KTP karena lokasi yang jauh dan proses yang lama. Padahal, tujuan utama penyelenggaraan admlnlstrasl kependudukan (adminduk) adalah menclptakan data kependudukan yang akurat dan menyeluruh,agar berguna sebagal basis statlstlk kependudukan,pendaftaran pemlllh dan juga sebagal dasar pembuatan kebljakan publlk.
Alasan Pengembangan Program dan Permasalahan yang dihadapi
Sebelum tahun 2008,Kabupaten Kudus masih sering menerima keluhan darimasyarakat, terutama dalam hal pelayanan administrasi kependudukan seperti KTP yaitu antara lain:
- Proses pelayanan yang memakan waktu dan biaya.
- Keterbatasan informasiyang diketahuimasyarakat dalam proses pelayanan KTP mengenai prosedur,biaya dan sebagainya.
- Proses yang tidak sederhana karena belum adanya prosedur yang jelas, koordinasi antar instansi yang belum maksimal dan juga disebabkan kapasitas aparatur yang masih lemah;
- Kesadaran masyarakat masih rendah untuk mengurus administrasi kependudukan, warga baru menyadari pentingnya KTP ketika mereka berhadapan dengan masalah atau mengurus suatu kepentingan.
- Terbatasnya partisipasimasyarakat untuk mewujudkan kebijakan yang memudahkan masyarakat.
Akibat sistem pelayanan di atas yang masih memiliki banyak kelemahan, maka berakibat ketidakakuratan data kependudukan. Beberapa kasus terjadi kepemilikan dokumen ganda khususnya KTP dan KK (kartu keluarga). Dan menyebabkan perbedaan data kependudukan antara yang dikeluarkan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) dengan data BPS Kabupaten Kudus. Hal ini tentunya akan menimbulkan kebingungan dalam proses penyusunan database termasuk dalam proses penyusunan kebijakan. Ini diakibatkan karena belum adanya SOP dalam proses kependudukan termasuk pelayanan KTP untuk memberikan kejelasan mengenai prosedur, biaya dan waktu pelayanan.
Kondisi itu semua dapat menimbulkan dampak psikologis ketidakpuasan masyarakat dengan kinerja aparat pemerintah sehingga mempengaruhi tingkat ketidakpercayaan masyarakat terhadap pemerintah.
Pengantar Model Good Prastice dan Unsur-unsur Inovasi
Perubahan Sistem Administrasi Kependudukan (SIAK) dalam pelayanan KTP oleh aparat desa/kelurahan di Kabupaten Kudus merupakan suatu terobosan/inovasi. Semula terobosan itu menimbulkan pertanyaan daripemerintah pusat karena tidak diatur dalam UU No.23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan.
Namun pertanyaaan itu terjawab bahwa pelaksanaan ditingkat desa/kelurahan merupakan bentuk inovasi teknis pelaksanaan untuk memudahkan masyarakat (daripada pelayanan administrasi kependudukan terbatas dilaksanakan di tingkat kecamatan).Meskidllaksanakan di tingkat desa/kelurahan,koridor koordinasi sistem data secara terintegrasi/online masih dikendalikan di Kecamatan dan Disdukcapil Kabupaten Kudus.
Ide-ide inovatif yang dikembangkan dariterobosan tersebut adalah:
Terobosan Layanan Administrasi Kependudukan, Khusus Pelayanan Pembuatam KTP di Kabupaten Kudus
Hasil yang Dicapai dan Dampaknya terhadap Masyarakat
Beberapa hasil capaian dari program ini dapat ditunjukkan dengan dengan tabel berikut:
Hasil yang Dicapai pada Program KTP 4 Menit di Kudus
Gambaran perbandingan antara situasisebelum dan sesudah inovasidilakukan adalah sebagai berikut:
Tabel situasi Sebelum dan Sesudah inovasi KTP 4 menit
B. Metodologi dalam Perancangan dan Penerapan Good Practice
Proses Perancangan Good Practice: Penggagas,Pelaku Utama dan Penggerak
Pemerintah Kabupaten Kudus sangat ingin mewujudkan good governance dengan memberikan pelayanan prima termasuk dibidang administrasi kependudukan. Untuk itu sejak tahun 2006, Pemerintah Kabupaten Kudus mengubah dan memodifikasi Sistem Kependudukan yang lama menjadi Sistem Administrasi Kependudukan (SIAK) sesuai amanah Undang-Undang No. 23 tahun 2006 tentang AdministrasiKependudukan.Proses persiapan perubahan sistem dilakukan sejak 2006 hingga tahun 2008. Melalui Bupati H.Mustafa yang memulai kepemimpinannya pada tahun 2008, muncul gagasan untuk meletakkan fungsi pelayanan KTP di tingkat desa/kelurahan demi kemudahan dan memberikan pelayanan KTP gratis bagimasyarakat dan menata administrasikependudukan. Halitu juga merupakan perwujudan sistem administrasi kependudukan yang dituangkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) 2008-2013. Untuk itu, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) selaku pelaksana fungsi kependudukan segera merealisasikan gagasan yang telah tertuang dalam RPJMD. Disdukcapil bersama Dinas Perhubungan dan Kominfo serta Kecamatan yang selama ini melaksanakan fungsipelayanan KTP,melakukan integrasi pelaksanaan kebijakan agar berjalan lancar.Sejak awal gagasan digulirkan pun,DPRD Kabupaten Kudus mendukung ide untuk segera memperbaiki sistem administrasi kependudukan melaluiSIAK. Proses Penerapan Good Practice don Tahapan Kegiatan Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, pelayanan adminduk diKabupaten Kudus terdiri dari pelayanan KTP dilaksanakan oleh aparat desa/kelurahan, pelayanan KK oleh kecamatan, dan administrasi kependudukan lain seperti pengurusan akta kelahiran, pindah datang dan legalisir dokumen dllaksanakan oleh Disdukcapil. Pelaksanaan SIAK dengan pelayanan KTP di desa/kelurahan Kabupaten Kudus dimulai pada 2 Juni 2008. Proses dilaksanakan melalui 2 (dua) tahap dimana setiap tahapan selain dilakukan persiapan dari aspek sistem peralatan (hardware dan software) demikian juga dikembangkan proses sosialisasi, pelatihan dan pendampingan bagi aparat di desa/kelurahan untuk melakukan pelayanan KTP dengan sistem yang mudah, gratis, cepat dan terkoneksi secara online. Dalam waktu 2 (dua) tahun seluruh desa/kelurahan di Kabupaten Kudus telah siap melakukan pelayanan KTP.
Adapun langkah-langkah pengembangan pelaksanaan pelayanan KTP di desa/kelurahan adalah sebagai berikut:
Kotak Langkah Pengembangan Inovasi
Gambar Tipologi jaringan Tahap I dan Tower Triangle Tahap I
Gambar Jaringan Tahap II dengan Menara Tower Bersama
Untuk terwujudnya pelayanan administrasi kependudukan yang lebih baik, maka dibentuk Tim Pelayanan untuk tugas adminduk pelayanan KTP didesa/kelurahan dan pelayanan kartu keluarga (KK) di kecamatan. Tim yang terdiri dari 4 orang didesa/kelurahan dan 7 orang di kecamatan ini diputuskan dengan SK Bupati dan dukungan dana dari Disdukcapil. Pertemuan/rapat koordinasi dengan Disdukcapil setidaknya diadakan setahun tiga kali.
Tugas Tim Pelayanan ini adalah:
- melakukan pelayanan KTP di tingkat desa/kelurahan atau KK di tingkat kecamatan;
- verifikasidan validasi data;
- membuat laporan bulanan sebagai bentuk pemutakhiran data kependudukan;
- sosialisasikependudukan kepada masyarakat.
Disdukcapil sendiri merekrut empat tenaga kontrak dengan keahlian teknis IT untuk mengeloka dan mengoperasikan NOC (Network Operational Centre) sebagai server dari sistem jaringan adminduk.
Gambar Mekanisme Proses PelayananPembuatan KTP
Dalam proses pengembangan sistem adminduk, pembuatan KTP akan mendapatkan Nomor lnduk Kependudukan (NIK) sebagai basis identitas penduduk. Setelah melalui proses di atas termasuk foto langsung untuk ditampilkan dalam KTP dan dengan pemberian NIK, maka dalam waktu 4-5 menit KTP telah selesai dan bisa langsung dibawa oleh warga. Setiap bulan petugas dikelurahan akan mengirimkan data pemutakhiran kepada petugas dikecamatan dan Disdukcapil.
Dasar hukum pelaksanaan pelayanan publik administrasi kependudukan yang inovatif ini tertuang dalam RPJMD 2008- 2013 yang diatur dalam Perda No. 5 tahun 2009. Selain menerbitkan Perda No.12 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, Kabupaten Kudus juga menetapkan prosedur standar pelaksanaan (standard operating procedures, SOP) adminduk di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Ketentuan pemberlakukan pelayanan KTP gratis juga dituangkan dalam Perda No.2 Tahun 2009 Tentang Retribusi Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Sedangkan pelaksanan pelayanan KTP di desa/kelurahan diatur dalam Peraturan BupatiKudus Nomor 17 Tahun 2009 Tentang Pelaksanaan Perda Kab. Kudus No. 12 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan khususnya dalam pasal 87-89.
Koordinasi dan Pengorganisasian Proses
Sejumlah pihak dalam instansi Pemerintah Kabupaten Kudus terlibat dalam proses perubahan sistem dan pelayanan KTP di desa/kelurahan ini.Berikut tabel tentang pihak yang terlibat,jenis keterlibatan mereka dan koordinasinya:
Tabel Pihak lain dan keterlibatan mereka
Keahlian utama
Peningkatan sistem administrasikependudukan (SIAK) di Kabupaten Kudus khususnya pelayanan
KTP di desa/kelurahan memerlukan beberapa keahlian sebagai berikut:
Keahlian utama yang diperlukan
C. Evaluasi Model PraktikBaik
Keberlanjutan dan Replikasi Good Practice
Sistem administrasi kependudukan (SIAK) pelayanan KTP di desa/kelurahan terbukti memudahkan pelayanan bagi masyarakat dan mengefisienkan proses pembuatan KTP. Pelayanan pembuatan KTP tak lagi dilakukan di kecamatan,namun didistribusikan ke desa/kelurahan sehingga beban aparat terbagi, masyakarat juga tak perlu datang jauh-jauh ke kecamatan. Modifikasi pelayanan KTP dari tingkat kecamatan ke tingkat desa/kelurahan, terbukti mempermudah, mempercepat dan murah.Keberlanjutan pelayanan KTP di desa/keluarahan ini dijamin dengan terpayunginya melalui Peraturan Bupati No.17 Tahun 2009.
Sistem administasi kependudukan (SIAK) Kabupaten Kudus yang dikembangkan sejak 2008, turut membantu pelaksanan e-KTP. Walaupun penyediaan alat e-KTP dari pemerintah pusat ke Kabupaten Kudus terlambat dibanding daerah lain, namun Pemkab Kudus mampu menyelesaikan proses pendataan e-KTP tepat waktu.Bahkan Kabupaten Kudus siap melaksanakan e-KTP mulai tahun 2013 didesa/kelurahan,tinggal menunggu pembelian peralatan saja.Sumber daya manusia tak lagi jadikendala.
Model pelayanan KTP didesa/kelurahan sangat baik diterapkan di kabupaten/kota yang kondisi geografisnya yang sulit dijangkau dan wilayahnya luas.Model ini tidak terlalu sulit diterapkan, jika daerah tersebut menyadari perlunya peningkatan pelayanan prima bagi masyarakat dan pentingnya pemutakhiran data kependudukan untuk menyusun kebijakan,termasuk pelaksanaan pemilihan kepala daerah.
Faktor dan Sukses Utama
Ada banyak faktor yang membuat SIAK pelayanan KTP di desa/kelurahan sukses. Pertama, komltmen plmplnan dan jajaran pemerintah daerah untuk meningkatkan kualitas pelayanan (baik pelayanan publik secara umum maupun khususnya pelayanan adminduk). Komitmen pimpinan dan jajarannya merupakan prasyarat mutlak yang harus tersedia untuk memulai sebuah inisiatif.
Kedua, penentuan prioritas pembangunan sesuai kebutuhan masyarakat. lsu adminduk terutama pelayanan KTP merupakan isu penting. Ketika isu adminduk tertata,ia akan jadi rujukan banyak hal,termasuk perencanaan kebijakan.
Ketiga, berani melakukan perubahan. Dalam konteks adminduk khususnya pelayanan KTP oleh desa/kelurahan Kabupaten Kudus,pimpinan berani mengambillangkah inovatif untuk mengubah atau memodifikasi sistem pelayanan.
Keempat, pelibatan masyarakat. Pelibatan masyarakat merupakan faktor sukses penting. Tanpa pelibatan kelompok ini, perubahan sistem adminduk hanya akan dimiliki oleh pembuat kebijakan. Besar kemungkinan, kebijakan sulit diterapkan.
Kelima, kesediaan staf untuk menerima perubahan. Kebijakan hanya akan menjadi selembar dokumen bila pelaksana di lapangan tak mampu menerapkannya dengan baik. Penerapannya memerlukan komitmen dari segenap jajaran pelaksananya.
Keenam, jarlngan kerja. Dalam konteks ini Pemerintah Kabupaten Kudus juga berkoordinasi dan bekerja sama dengan lembaga/instansi lain, pemerintah dari berbagai tingkatan,pihak swasta maupun media untuk menyukseskan program. Jaringan kerja membantu terintegrasinya kerja dari berbagai pihak sehingga mampu mewujudkan tujuan program dengan baik.
Tantangan dan Hambatan Utama
Peningkatan sistem administrasi kependudukan pelayanan KTP didesa/kelurahan bukan berjalan tanpa tantangan dan kendala.Terlebih hal ini melibatkan hampir seluruh lapisan masyarakat diKabupaten Kudus. Masa perencanaan dan persiapan selama 2 (dua) tahun yaitu 2006-2008 merupakan masa sulit untuk melakukan peralihan dari sistem lama menuju sistem baru. Tantangan tersulitnya adalah mengubah pola pikir (mind set) dan kultur (culture) pelayanan. Masyarakat perlu didatangi dan secara terus-menerus disosialisasi dan diinformasikan tentang sistem pelayanan KTP yang baru.
Dalam proses pelaksanaannya,kendala yang sering dihadapi adalah persoalan teknis yang terkadang tidak bisa langsung ditangani oleh operator didesa/kelurahan.Namun dengan sistem koordinasi dengan tingkatan lain, baik di kecamatan maupun Disdukcapil, maka persoalan teknis dapat ditangani. Perlu pelatihan dan pengalaman agar petugas lapangan semakin mahir menyelesaikan persoalan teknis.
D. Analisis Model Good Practice berdasarkan Perspektif Reformasi Birokrasi
Peningkatan kualitas pelayanan KTP di tingkat desa/kelurahan dan pemutakhiran data kependudukan oleh Pemerintah Kabupaten Kudus merupakan wujud dari perubahan dan pengembangan:
Perubahan pada bidang peraturan perundang-undangan
Pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan di Kabupaten Kudus diatur dalam Perda No.12 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan AdministrasiKependudukan,Sedangkan pelayanan KTP di desa/kelurahan diatur dalam Peraturan Bupati Kudus Nomor 17 Tahun 2009.
Perubahan pada bldang pe/ayanan publlk
Pelayanan pembuatan KTP yang semula dilaksanakan di kecamatan, kini dilaksanakan di desa/kelurahan untuk lebih mudah menjangkau masyakarat. Konsekwensi legis untuk mendukungnya,Pemerintah Kabupaten Kudus menata ulang dan memodernisasi sarana dan prasarana penunjang di kantor desa/kelurahan,kecamatan dan kantor Disdukcapil.Penataan ulang itu berhasil meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap pelayanan publik Pemerintah Kabupaten Kudus.
Perubahan pada bidang organisasi
Penerapan SIAK pelayanan KTP di desa/kelurahan sedikit-banyak mengubah organisasi serta tugas dan fungsi pokok aparat. Masih dibawah koordinasi Disdukcapil,tidak sampai terjadi perubahan kelembagaan pemerintah kabupaten,hanya tambahan aparat adminduk di kecamatan dan desa/kelurahan. Pembagian peran ini mampu mengoptimalkan fungsi pelayanan yang lebih efektif dan efisien.
Perubahan pada bidang tatalaksana
Tatalaksana pelayanan administrasi kependudukan dibuat transparan dan akuntabel untuk mewujudkan pelayanan yang cepat,mudah dan gratis. Ketentuan dalam peraturan daerah sistem administrasi kependudukan dijabarkan lagi dalam bentuk SOP (Standort Operating Procedure).
Perubahan pada bidang sumber daya manusia
Hampir seluruh aparat pelayanan adminduk mulai dari desa/kelurahan hingga tingkat dinas memilikikapasitas yang memadai dalam pemberian pelayanan KTP yang cepat dan mudah. Keberhasilan penerapannya tak hanya melibatkan aparat adminduk,tetapi juga melibatkan aparat lain seperti dinas infokom yang turut menyebarkan informasitentang proses pelaksanaan adminduk kepada masyarakat. Semua pihak yang terlibat memahami fungsi dan perannya masing-masing.
Perubahan pada polo pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) aparatur
Pelayanan KTP di desa/kelurahan selain memudahkan masyarakat, juga mengurangi beban aparat ditingkat kecamatan maupun dinas. Pembagian kerja yang lebih tertata memaksimalkan fungsi dan tugas pelayanan. Kerja lebih cepat berarti produktivitas meningkat.
Semula aparat di desa/kelurahan memerlukan adaptasi untuk melaksanakan tugas dan alur kerja yang baru. Adaptasi akan mendorong pengembangan nilai-nilai organisasi dan individu untuk meningkatkan produktivitas kerja. Perubahan-perubahan pola pikir dan budaya kerja aparaturtersebut mendukung penerapan administrasikependudukan Kabupaten Kudus berjalan baik.
