Kementerian PAN dan RB menetapkan empat quick wins (program percepatan) untuk pemantapan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungannya yang dilaksanakan tahun 2010 ini, sebagai tindak lanjut dari proses yang telah dilaksanakan sejak tahun 2004.
Keempat program unggulan dimaksud adalah tata cara penetapan kelembagaan organisasi, penetapan formasi SDM aparatur, penerapan tata naskah dinas elektronik (TNDE), serta e-complaint. Output dari keempat program unggulan ini adalah terciptanya business process produk utama (core business) Kementerian PAN dan RB, sebagai jawaban konkret atas keluhan dari pemangku kepentingan (stakeholders).
Berdasarkan Peraturan Presiden No. 24/2010 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi, Susunan Organisasi Kementerian Negara, Kementerian PAN dan RB bertugas menyelenggarakan fungsi perumusan dan penetapan kebijakan, koordinasi dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di bidang pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, organisasi Kementerian PAN dan RB terdiri dari Sekretariat Kementerian, 6 deputi yakni (1) Deputi Program dan Reformasi Birokrasi; (2) Deputi Kelembagaan; (3) Deputi Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur; (4) Deputi Tatalaksana; (5) Deputi Pengawasan dan Akuntabilitas; dan Deputi Pelayanan Publik, dan dibantu 5 staf ahli.
Salah satu tugas/fungsi Kementerian PAN dan RB adalah mengendalikan jumlah dan kualitas kelembagaan instansi pemerintah, dengan melakukan analisis perlu tidaknya perubahan suatu organisasi pada kementerian maupun lembaga. Proses itu memerlukan analisis yang komprehensif, sehingga perlu dilakukan penyempurnaan sistem penetapan kelembagaan sebagai salah satu program percepatan (quick wins) reformasi birokrasi.
Dalam implementasinya, dilaksanakan dengan membangun transparansi prosedur yang dituangkan dalam Standard Operating Procedure (SOP), yang menyangkut persyaratan dan kepastian waktu yang dibutuhkan.
Quick wins kedua adalah tata cara penetapan formasi SDM aparatur/PNS. Tata cara penetapan formasi SDM aparatur tersebut dilakukan secara terbuka, melalui website www.menpan.go.id mulai dari cara dan batas waktu pengusulan, ketentuan serta persyaratan yang berlaku.
Untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas kerja Kementerian PAN dan RB, serta mendukung program-program reformasi birokrasi, dibangun sistem alur kerja dan perkantoran modern berbasis teknologi informasi. Untuk maksud tersebut akan diterapkan sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) sebagai backbone dari arus kerja di Kementerian PAN dan RB.
Penerapan sistem TNDE yang akan mempercepat perubahan manajemen dari semula menggunakan cara-cara konvensional, ke sistem kerja berbasis teknologi informasi. Kegiatan ini merupakan quick wins ketiga reformasi birokrasi Kementerian PAN dan RB. Sistem yang berbasis web ini memungkinkan seorang pegawai dapat dinilai tingkat kecepatan dan kinerjanya.
Adapun quick wins keempat adalah sistem e-complaint, yang merupakan respon atas kuatnya tuntutan terwujudnya penyelenggaraan negara yang bersih dan bebas KKN.
Untuk permohonan informasi dan pengaduan secara elektronik (e-complaint) ditangani secara komprehensif, terkoordinasi, terpadu, sinergi dan tuntas. Dengan demikian masyarakat dapat mengetahui, sampai sejauh mana permohonan informasi dan pengaduan telah ditangani. Dari keempat program quick wins ini, nanti semuanya dapat diakses di www.menpan.go.id.
Untuk mengukur keberhasilan reformasi birokrasi dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap desain awal untuk memastikan program yang telah disusun, dan selanjutnya untuk memperkuat dan mempertajam serta memperluas cakupan reformasi birokrasi.
Dimulai Tahun 2008
Reformasi birokrasi di Kementerian PAN dan RB secara khusus sudah mulai dilaksanakan sejak tahun 2008. Namun berbagai program yang ditempuh dalam kurun waktu 2004 – 2009, pada dasarnya dilakukan untuk membangun fondasi reformasi birokrasi. Program-program itu antara lain berupa penyusunan peraturan perundang-undangan dan rancangan kebijakan, perbaikan sistem manajemen, peningkatan kompetensi pegawai, peningkatan keterlibatan dan kesadaran aparatur pemerintah, dunia usaha dan masyarakat untuk mendukung reformasi birokrasi dan penerapan prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik.
Hasilnya, telah diundangkan Undang-Undang No. 39/2008 tentang Kementerian Negara dan Undang-Undang No. 25/2009 tentang Pelayanan Publik. Selain itu, juga telah disusun/diselesaikan 7 RUU pendukung dengan reformasi birokrasi, yakni RUU Administrasi Pemerintahan, RUU Etika Penyelenggara Negara, RUU Sistem Pengawasan Nasional, RUU Akuntabilitas Kinerja Penyelenggara Negara, RUU tentang Kepegawaian Negara, RUU tentang Tata Hubungan Antara Pemerintah Pusat dan Daerah, dan RUU tentang Badan Layanan Umum.
Sebagai acuan pelaksanaan reformasi birokrasi bagi kementerian/lembaga dalam pelaksanaan reformasi birokrasi, sebelum adanya grand design (cetak biru) dan road map reformasi birokrasi, Kementerian PAN juga sudah menerbitkan sejumlah peraturan menteri terkait dengan reformasi birokrasi. Antara lain, (1) Permen PAN No. 15/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi; (2) Permen PAN No. 19/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Organisasi pemerintah; (3) Permen PAN No. 20/2008 tentang Pedoman Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU); (4) Permen PAN No. 21/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Administrasi Pemerintahan; serta (5) Permen PAN No. 04/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen usulan Reformasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.
Berbagai kemajuan pembangunan di bidang PAN selama kurun waktu 2004 – 2009, ditandai dengan adanya perbaikan sistem penyelenggaraan negara dan pemerintahan di pusat maupun di daerah yang kreatif, dinamis dan responsif terhadap berbagai persoalan yang berkembang di masyarakat. Hal itu harus dilanjutkan untuk mempercepat peningkatan kinerja birokrasi.
Sejalan dengan amanat Permen PAN No. 15/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi, pada tahun 2009 Kementerian PAN dan RB telah mensinergikan program dan kegiatan reformasi birokrasi dengan memantapkan komitmen seluruh aparatur dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, serta merumuskan langkah-langkah reformasi birokrasi internal Kementerian PAN dan RB.
Permen PAN No. 15/2008 itu menggariskan 9 program yang harus dilaksanakan setiap kementerian/lembaga/pemda yang melaksanakan reformasi birokrasi di lingkungannya, yakni arahan strategis, manajemen perubahan, penataan sistem, penataan organisasi, penataan tatalaksana, penataan sistem manajemen SDM, penguatan unit organisasi, penyusunan peraturan perundang-undangan, dan pengawasan internal.
Berdasarkan Keputusan MENPAN No. 27/2008, Kementerian PAN dan RB mengawali langkah konkret dengan membentuk Tim Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian Negara PAN.
Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi dan penataan organisasi Kementerian Negara PAN yang didasarkan pada Permenpan No. 01/2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara PAN. Selain itu, dilakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap jabatan dan bobot jabatan.
Untuk penyempurnaan sistem tatalaksana dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, telah dirintis pelaksanaan elektronisasi dokumen/kearsipan (e-archive) dan penerapan tata naskah dinas elektronik (TNDE). Kementerian Negara PAN juga berkomitmen menerapkan Standard Oprating Procedures (SOP), menyusul diterbitkannya Peraturan Menpan No. 11/2009 tentang Penetapan Standard Operating Procedures (SOP) di Lingkungan Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.
Langkah-langkah tersebut disusul dengan penyusunan dokumen usulan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian PAN dan RB, dengan merujuk pada Permen PAN No. 04/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah.
Prioritas kegiatan yang akan dilakukan adalah melaksanakan penilaian kinerja organsiasi, penataan organisasi, evaluasi jabatan, penyusunan dan penerapan SOP (business process). Untuk mempercepat perubahan, disusun dan dilaksanakan program percepatan (quick wins). “Agenda prioritas ini dilaksanakan secara bertahap, dan ditargetkan selesai tahun 2011,” ujar Sekretaris Kementerian PAN dan RB, Tasdik Kinanto.
Sasaran umum reformasi birokrasi Kementerian PAN dan RB adalah terjadinya perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) serta sistem manajemen pemerintahan. Adapun sasaran secara khusus adalah perubahan kelembagaan (organisasi) menuju organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing), perubahan budaya organisasi untuk mewujudkan birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi, perubahan ketatalaksanaan untuk mewujudkan sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan hasil yang ingin dicapai berupa regulasi yang tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif. Adapun di bidang SDM aparatur, hasil yang ingin dicapai adalah terciptanya SDM yang berintegritas, kompeten, profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera. (HUMAS MENPAN-RB)
